Zintegrowane podejście w budowaniu systemowego rozwiązania obsługi obiegu informacji w urzędzie musi opierać się o następujące założenia:

• zgodność z przepisami - oprogramowanie musi odzwierciedlać obecnie obowiązujące przepisy dotyczące gromadzenia i przechowywania informacji. Zapewniać odpowiednie prawa dostępu do informacji w zależności o struktury organizacyjnej urzędu
• maksymalne bezpieczeństwo danych – oprogramowanie musi udostępniać mechanizmy archiwizowania danych i ich możliwe jak najszybszego odtworzenie w przypadku awarii jak również zabezpieczać dane przed niepowołanym dostępem
• odwzorowanie rzeczywistych procedur mających miejsce w urzędzie – zgodność z przepisami i wewnętrznymi ustaleniami w urzędzie, np. zgodność z instrukcją kancelaryjną
• zintegrowanie – jeden z ważniejszych postulatow, informacja raz wprowadzona do systemu w jednym obszarze (module) powinna być dostępna we wszystkich innych obszarach systemu (modułach) na żądanie bez konieczności jej dublowania, np. dokument wprowadzony w urzędzie może być automatycznie dostępny w systemie BIP jeżeli operator będzie zastosuje określone ustawienia
• interakcja z obywatelem – obszar systemu (moduł) umożliwiający wprowadzanie danych do systemu urzędu oraz możliwość śledzenia statusu sprawy – wszystko to przy pomocy standardowej przeglądarki internetowej.
• integracja z innym oprogramowaniem – możliwość pobierania danych z innych systemow, np. księgowych. Czy też integracja z pakietem biurowym (np. MS Office czy OpenOffice) i przechowywanie dokumentów np. dokument procesora tekstu, czy arkusza kalkulacyjnego bezpośrednio w bazie danych. Czy też integracja e-mail z funkcjami kalendarza itp.
• integracja z innymi systemami – możliwość wymiany informacji z innymi systemami, np. administracji rządowej przy pomocy standardowych interfejsów wymiany danych.